FAX・Excelの受発注を、無理なく切り替える。

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まず、注文が届いてから請求するまでを書き出す

FAX、電話、メール、Excelのどこで注文を受け、誰が納品や請求へ転記しているかを整理します。「FAXをやめる」だけでなく、「受注データを次の担当者がそのまま使う」ことを切り替えの目的にします。

Tsunaguでは取引先のポータル注文が社内の受注一覧に入ります。電話やFAXで届いた注文を取り込むOCR機能ではありません。ポータルを使わない取引先からの注文は、社内で受注を登録します。

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移行前に確認する4種類の情報

既存データの形式や重複を確認してから、移行方法を相談します。Excelファイルをそのまま一括投入できると決めつけず、品目や単価がどう対応するかを先に確かめます。

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少人数で試してから、取引先を増やす

操作を覚える時間だけでなく、受注の入口が変わることを取引先へ伝える時間も確保します。

1. 1.社内でサンプル注文を試す

   品目・単価を設定し、注文から納品、受注ごとの請求書作成までを確認します。担当者が変わる箇所を重点的に試します。

2. 2.取引先1社を招待する

   利用者を招待し、取引先が見られる品目・契約単価・注文履歴を確認します。取引先アカウントの利用料金は無料です。

3. 3.注文の切り替え日と窓口を決める

   例として「来週の月曜受付分からポータル」と決め、FAXも届いた場合は同じ注文かを確認する担当者を置きます。

4. 4.試行結果を見て対象を広げる

   注文の重複、単価の違い、担当者への連絡漏れがないかを確認します。問題を整理してから次の取引先へ広げます。

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FAXとポータルが併存する期間の運用例

説明用の例として、A社はポータル、B社は当面FAXを使うケースを考えます。A社の注文はそのまま受注一覧へ入り、B社の注文は担当者が登録します。その後の納品・請求・入金確認は同じ画面で進められます。

A社からFAXとポータルの両方で同じ注文が届いた場合、注文番号・品目・数量などを照合して重複登録を防ぎます。連絡方法を決めずに並行運用すると入口が増えるため、取引先への案内と社内の受付ルールが重要です。

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切り替え前に相談したいこと

初期設定・データ移行の支援を含む単一プランです。具体的な移行対象や作業範囲は、現在の運用を確認してご案内します。

• 過去の会計仕訳やすべてのExcel帳票を、そのまま再現することを前提にしません。
• 発注書・注文請書の専用帳票、仕入先への購買発注、在庫管理が必要なら別途要件を確認します。
• 請求書は1受注につき1枚です。月内の複数受注を取引先ごとに1枚へ合算する運用とは異なります。
• ポータル導入後も、取引先への説明、品目・単価の管理、納品確認は担当者が行います。